Política de Privacidad y Protección de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento y alcance

El responsable del tratamiento de los datos personales vinculados a la cuenta de usuario y a las finalidades propias de operación de la plataforma es PADICAMA SOFTWARE S.A.C., con RUC N.° 20616434986 y domicilio fiscal en Francisco Zubiaga Nro. 366, Maranga 4° Etapa (frente al Parque Monitor Huáscar), San Miguel, Lima, Perú (en adelante, "PADICAMA"), operadora de CEJBOT. CEJBOT es accesible principalmente a través de https://www.cejbot.com.

Toda referencia en esta Política a "CEJBOT" o "la Plataforma" se refiere al producto y servicios tecnológicos operados por PADICAMA. CEJBOT no constituye una persona jurídica distinta de PADICAMA.

Para consultas sobre privacidad, protección de datos personales, revocación del consentimiento o ejercicio de derechos, puede escribir a [email protected].

Esta Política se aplica a los usuarios de CEJBOT, incluidos usuarios en prueba, suscriptores, exsuscriptores y usuarios históricos cuya cuenta o información permanezca legítimamente registrada, así como a los contactos que utilicen nuestros canales de soporte o comunicación.

Esta Política también comprende a las personas adicionales designadas por titulares de Planes que proporcionen sus datos de identificación para habilitar determinadas consultas, aunque no cuenten con una cuenta propia en CEJBOT.

2. Roles de PADICAMA respecto de los datos personales

PADICAMA actúa como responsable del tratamiento respecto de los datos necesarios para crear y administrar cuentas, validar la identidad del usuario, gestionar pagos, facturación, seguridad, soporte, comunicaciones y demás finalidades propias descritas en esta Política.

Cuando un usuario, estudio jurídico, empresa u otra organización incorpora a CEJBOT información de expedientes, clientes, partes, trabajadores u otros terceros y determina las finalidades de dicho tratamiento, PADICAMA trata dicha información por cuenta del cliente y conforme a sus instrucciones, en la medida en que jurídicamente corresponda actuar como encargado del tratamiento.

El cliente o usuario que incorpora datos personales de terceros es responsable de contar con la base jurídica, autorizaciones y facultades necesarias para incorporarlos y tratarlos a través de CEJBOT.

Cuando corresponda, PADICAMA podrá celebrar con clientes institucionales un Acuerdo de Tratamiento de Datos o DPA que regule con mayor detalle las instrucciones, medidas de seguridad, subencargados, transferencias y demás obligaciones aplicables.

3. Datos personales que tratamos

Según las funcionalidades utilizadas, PADICAMA puede tratar las siguientes categorías de datos:

3.1. Datos de cuenta y perfil

• Nombre y apellidos o razón social, correo electrónico, teléfono cuando sea proporcionado, tipo de usuario, organización a la que pertenece y demás datos necesarios para identificar y administrar la cuenta.
• Imagen de perfil y datos básicos de autenticación cuando el usuario utiliza un proveedor externo de inicio de sesión, como Google, según la configuración habilitada.

3.2. Datos de identificación utilizados en funcionalidades y portales oficiales

CEJBOT puede tratar datos de identificación y contacto, incluyendo DNI, dígito verificador, fecha de nacimiento, fecha de emisión del documento, número de documento, nombres y apellidos, teléfono, correo electrónico y otros datos estrictamente necesarios cuando el Usuario solicite funcionalidades que requieran realizar validaciones, consultas, registros, solicitudes u otras actuaciones ante portales oficiales.

Estos datos serán tratados exclusivamente para ejecutar la funcionalidad solicitada por el Usuario y podrán ser transmitidos al portal o entidad pública correspondiente cuando ello resulte necesario para completar la operación.

En los Planes Empresariales de más de un (1) usuario, los Usuarios Autorizados podrán proporcionar sus propios datos de identificación para realizar consultas y monitoreo automatizado de expedientes de la Organización, siempre que se encuentren debidamente apersonados o legalmente habilitados para acceder a dichos expedientes.

En los Planes MAX y Empresariales de un (1) usuario, el titular podrá designar a una persona adicional (profesional o personal de apoyo) para la realización de consultas automatizadas de los expedientes respecto de los cuales dicha persona se encuentre debidamente habilitada. La persona adicional designada deberá proporcionar directamente sus propios datos de identificación y otorgar su consentimiento expreso para su tratamiento mediante el mecanismo habilitado por CEJBOT. La designación efectuada por el titular del Plan no sustituye dicho consentimiento. Esta autorización no comprende expedientes de otros clientes o cuentas de CEJBOT.

3.3. Expedientes y contenido jurídico

• Códigos de expediente, partes, sumillas, observaciones, estados, fechas, movimientos procesales, resoluciones, notificaciones, audiencias, anexos, capturas y demás información registrada por el usuario o obtenida de los portales y fuentes integradas o consultadas por CEJBOT, como CEJ, SINOE, INDECOPI, MAU y otras habilitadas según el plan o funcionalidad disponible.
• Información de organización de la cartera, etiquetas, carpetas, clientes, prioridades, antigüedad sin movimientos, alertas de posible abandono y otros indicadores de gestión generados a partir de la información registrada o consultada.

3.4. Datos vinculados a funcionalidades de inteligencia artificial

• Consultas, instrucciones, mensajes, fragmentos de expedientes, documentos o contenido que el usuario seleccione o proporcione para generar resúmenes, análisis o respuestas mediante funcionalidades de IA.
• Resultados generados por dichas funcionalidades, cuando se guarden en el historial o contexto de la cuenta.

3.5. Datos técnicos, de sesión y seguridad

• Dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, identificadores de sesión, registros técnicos, fecha y hora de acceso, eventos de seguridad y datos necesarios para autenticación, prevención de fraude, diagnóstico y funcionamiento de la plataforma.

3.6. Datos de pagos y suscripciones

• Información sobre plan, estado de suscripción, importes, fechas e identificadores de transacción. Los datos sensibles de tarjetas u otros medios de pago son procesados por el proveedor de pagos correspondiente. PADICAMA no almacena números completos de tarjetas ni códigos de seguridad.

4. Fuentes de los datos

Los datos pueden ser obtenidos directamente del usuario, de la organización que le brinda acceso, de proveedores de autenticación o pagos, y de portales o fuentes oficiales o accesibles al público consultadas para prestar las funcionalidades solicitadas. Cuando CEJBOT obtenga datos personales de una fuente distinta al propio titular, estará en condiciones de informar su fuente cuando corresponda conforme a la normativa aplicable.

En el caso de personas adicionales designadas, PADICAMA podrá recibir del titular del Plan los datos de contacto necesarios para gestionar su incorporación, mientras que los datos de identificación requeridos para las consultas serán proporcionados directamente por la persona designada.

5. Finalidades del tratamiento

PADICAMA trata los datos personales únicamente para finalidades determinadas y vinculadas con CEJBOT, entre ellas:

• Crear, autenticar y administrar cuentas de usuario.
• Ejecutar validaciones, consultas, registros, solicitudes u otras actuaciones ante portales oficiales necesarias para las funcionalidades solicitadas, incluido el monitoreo automatizado de expedientes.
• Monitorear expedientes en CEJ, SINOE, INDECOPI y otras fuentes habilitadas, procesar novedades, descargar temporalmente documentos cuando corresponda y enviar alertas o reportes, así como gestionar registros o solicitudes mediante MAU cuando corresponda.
• Organizar y facilitar la gestión de carteras de expedientes, incluyendo filtros, antigüedad sin movimientos, riesgo de abandono, audiencias, reportes y otras herramientas de productividad.
• Prestar las funcionalidades de inteligencia artificial solicitadas por el usuario, incluida la generación de resúmenes, análisis y respuestas dentro del contexto correspondiente.
• Gestionar planes, suscripciones, pagos, facturación, pruebas, renovaciones, soporte y atención de incidencias.
• Proteger la seguridad de la plataforma, prevenir fraude o abuso, mantener registros técnicos y atender incidentes.
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias, contractuales o requerimientos válidos de autoridades competentes.
• Enviar comunicaciones comerciales o de prospección únicamente cuando exista consentimiento o habilitación legal aplicable, permitiendo al titular negarse, revocar u oponerse de manera sencilla y gratuita.

6. Carácter obligatorio o facultativo de los datos

Los datos identificados como obligatorios en la plataforma son necesarios para habilitar la funcionalidad correspondiente. En particular, los datos de identificación y contacto, como DNI, número de documento, nombres y apellidos, teléfono y correo electrónico, pueden ser necesarios cuando el Usuario solicite funcionalidades que requieran realizar validaciones, consultas, registros, solicitudes u otras actuaciones ante portales oficiales.

Si el usuario decide no proporcionar o revocar el tratamiento de estos datos, CEJBOT no podrá garantizar ni ejecutar las funcionalidades que dependan de dicha validación, consulta, registro o actuación ante el portal oficial correspondiente. Las demás funcionalidades que no dependan de esos datos podrán continuar operando según el plan y disponibilidad técnica correspondiente.

En los Planes Empresariales de más de un (1) usuario, la falta de los datos de identificación de un Usuario Autorizado limitará únicamente las funcionalidades que requieran efectuar consultas mediante su identidad, sin afectar necesariamente sus demás accesos a CEJBOT.

La entrega de datos de identificación por parte de la persona adicional designada en los Planes MAX y Empresariales de un (1) usuario es voluntaria. Su negativa impedirá habilitar consultas mediante su identidad, sin afectar las demás funcionalidades contratadas por el titular del Plan.

7. Base jurídica, consentimiento y registro de aceptación

El tratamiento de datos personales se realiza conforme a la Ley N.° 29733, Ley de Protección de Datos Personales, y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N.° 016-2024-JUS. Según la finalidad, el tratamiento puede sustentarse en el consentimiento previo, informado, expreso e inequívoco del titular, en la necesidad de preparar, celebrar o ejecutar la relación contractual con el usuario, en el tratamiento de información contenida en fuentes accesibles al público u otros supuestos permitidos por la normativa aplicable.

Cuando el consentimiento sea requerido, PADICAMA lo solicitará mediante mecanismos que permitan una manifestación expresa, como una casilla de aceptación o acción equivalente. PADICAMA conservará evidencia del consentimiento otorgado, incluyendo la identificación del titular de los datos, fecha, hora, finalidad autorizada, versión de esta Política y del texto de autorización aceptado, y registros técnicos razonablemente necesarios para acreditarlo.

La publicación de esta Política cumple una función informativa y de transparencia, pero no sustituye la obtención del consentimiento cuando éste sea legalmente exigible.

8. Bancos de datos personales

Los datos vinculados a las cuentas, usuarios, clientes y contactos se incorporan a los bancos de datos personales administrados por PADICAMA para la gestión de usuarios, clientes, pruebas, suscripciones, soporte, seguridad y operación del Servicio. PADICAMA gestionará la inscripción, modificación y actualización de sus bancos de datos personales ante el Registro Nacional de Protección de Datos Personales conforme a la normativa aplicable.

La información que PADICAMA procese exclusivamente por cuenta de un cliente institucional conservará el régimen que corresponda según las instrucciones y responsabilidades de dicho cliente, sin perjuicio de las obligaciones propias de PADICAMA como encargado del tratamiento.

9. Destinatarios, proveedores y tratamiento tercerizado

Para operar CEJBOT puede ser necesario que determinados proveedores tecnológicos traten datos por cuenta de PADICAMA o del cliente, según corresponda, y únicamente en la medida necesaria para prestar los servicios contratados. Entre ellos pueden encontrarse:

• Cloudflare y otros proveedores de infraestructura, alojamiento, redes, seguridad, almacenamiento y servicios cloud.
• Proveedores de correo transaccional y comunicaciones del servicio.
• Proveedores de autenticación, como Google, cuando el usuario elija ese mecanismo de acceso.
• Proveedores de analítica web, como Google Analytics, únicamente respecto de páginas públicas y cuando el usuario haya aceptado la medición analítica, sin incluir datos de expedientes, formularios ni cuentas.
• Proveedores de procesamiento de pagos y suscripciones, incluyendo actualmente Culqi y, respecto de determinadas suscripciones previamente contratadas, Mercado Pago, cuando corresponda.
• Proveedores de servicios de inteligencia artificial utilizados mediante integraciones o APIs para ejecutar las funcionalidades solicitadas por el usuario.
• Portales oficiales y sistemas públicos que deban recibir los datos estrictamente necesarios para ejecutar la validación, consulta, registro, solicitud u otra actuación solicitada por el usuario, incluyendo el Poder Judicial y las entidades públicas correspondientes.

PADICAMA no vende ni cede datos personales a terceros con fines comerciales. Los proveedores tecnológicos y subencargados son seleccionados y utilizados bajo condiciones contractuales, técnicas y organizativas orientadas a preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y a limitar el tratamiento a la finalidad correspondiente.

En el caso específico de proveedores externos de inteligencia artificial, PADICAMA procurará que el procesamiento se efectúe bajo modalidades contractuales o técnicas que no autoricen al proveedor a utilizar el Contenido del Cliente para entrenar modelos generales de inteligencia artificial, conforme a la sección 11 de esta Política.

10. Transferencias y flujos transfronterizos

Algunos proveedores tecnológicos pueden operar infraestructura o centros de procesamiento ubicados fuera del Perú o mediante redes distribuidas internacionalmente. En esos casos puede producirse un flujo transfronterizo de datos personales. PADICAMA procura utilizar proveedores que ofrezcan garantías contractuales y de seguridad adecuadas y adopta las medidas exigibles conforme a la normativa peruana para dichos tratamientos.

Cuando el flujo transfronterizo se produzca respecto de información procesada por cuenta de un cliente institucional, PADICAMA actuará además conforme a las instrucciones y condiciones aplicables a dicho encargo, incluyendo las que se hubieran pactado en un DPA.

11. Inteligencia artificial, confidencialidad y no entrenamiento

Las funcionalidades de inteligencia artificial de CEJBOT procesan únicamente la información necesaria para ejecutar la consulta, resumen, análisis o respuesta solicitada por el usuario, sin perjuicio de los datos técnicos indispensables para operar, proteger y diagnosticar el Servicio.

PADICAMA no utilizará el Contenido del Cliente, documentos de expedientes, consultas privadas ni respuestas asociadas a estos para entrenar modelos generales de inteligencia artificial de PADICAMA o de terceros.

Cuando una funcionalidad requiera utilizar un proveedor externo de inteligencia artificial, PADICAMA procurará que el procesamiento se efectúe bajo modalidades contractuales o técnicas que no autoricen al proveedor a utilizar el Contenido del Cliente para entrenar modelos generales.

PADICAMA podrá utilizar información técnica, métricas de funcionamiento y datos estadísticos debidamente agregados o anonimizados para operar, proteger y mejorar CEJBOT, siempre que dicha información no permita identificar al Cliente, a sus clientes o el contenido de sus expedientes.

Los proveedores externos de inteligencia artificial que intervengan en una funcionalidad recibirán únicamente la información razonablemente necesaria para ejecutar la solicitud correspondiente, de acuerdo con la arquitectura técnica y las condiciones contractuales aplicables. El usuario debe evitar incorporar datos que no sean necesarios para la finalidad jurídica o de gestión que desea ejecutar.

12. Conservación y eliminación

CEJBOT conserva los datos únicamente durante el tiempo necesario para las finalidades informadas y conforme a los siguientes criterios generales:

• Datos de cuenta y operación: mientras la cuenta se encuentre activa y, como regla general, hasta dos (2) años después del cierre o de la última relación de servicio, salvo que exista una obligación legal, contractual, contable o necesidad de defensa frente a reclamaciones que justifique un plazo distinto.
• Datos de identificación utilizados en funcionalidades y portales oficiales: mientras sean necesarios para ejecutar la funcionalidad solicitada y mantener habilitado el monitoreo a través de los portales oficiales correspondientes. Si la cuenta se elimina o el usuario solicita la supresión y no existe obligación legal de conservación, estos datos serán eliminados o bloqueados de acuerdo con los procedimientos aplicables. Cuando un Usuario Autorizado o una persona adicional designada revoque su autorización o deje de encontrarse habilitada, PADICAMA cesará la utilización de sus datos para nuevas consultas y procederá a su supresión o conservación restringida, según corresponda conforme a ley.
• Datos de pagos, comprobantes y registros contables: durante los plazos exigidos por la legislación tributaria, contable o contractual aplicable.
• Datos utilizados para comunicaciones comerciales: hasta que el titular revoque su consentimiento, se oponga al tratamiento o concluya la finalidad que justificó su conservación.
• Archivos adjuntos descargados temporalmente desde portales oficiales para su envío al usuario: se eliminan después de completar el procesamiento o envío y no se conservan de forma persistente salvo que el usuario los almacene expresamente mediante una funcionalidad habilitada.

La conservación indefinida no constituye la regla general de CEJBOT. Cuando corresponda, los datos pueden ser anonimizados o disociados para fines estadísticos, de seguridad o mejora técnica sin permitir identificar al titular.

Cuando PADICAMA trate datos personales por cuenta de un cliente institucional, la devolución, eliminación, bloqueo o conservación posterior a la terminación del servicio podrá sujetarse adicionalmente a las instrucciones del cliente, al DPA aplicable y a las obligaciones legales de PADICAMA.

13. Seguridad y confidencialidad

PADICAMA aplica medidas técnicas, organizativas y legales razonables y proporcionales al riesgo para proteger los datos frente a acceso no autorizado, pérdida, alteración, destrucción, divulgación o tratamiento indebido. Estas medidas pueden incluir cifrado de las comunicaciones mediante HTTPS/TLS, controles de acceso, gestión restringida de credenciales, separación de entornos, monitoreo técnico, actualizaciones de seguridad, respaldos y mecanismos de recuperación.

El acceso interno a información se limita al personal autorizado que la requiera para sus funciones. Las obligaciones de confidencialidad subsisten incluso después de finalizada la relación con PADICAMA. Cuando un cliente institucional lo requiera, PADICAMA puede suscribir acuerdos específicos de confidencialidad (NDA) y/o instrumentos de tratamiento de datos para reforzar contractualmente estas obligaciones.

Ningún sistema conectado a Internet puede garantizar seguridad absoluta. Los usuarios deben aplicar también medidas razonables de seguridad sobre sus dispositivos, correos, contraseñas y accesos. CEJBOT ofrece la posibilidad de activar la autenticación en dos pasos (2FA) como medida adicional de seguridad; se recomienda su uso y la custodia segura de los códigos de respaldo y dispositivos de confianza asociados.

14. Incidentes de seguridad

PADICAMA mantiene procedimientos para documentar, evaluar y atender incidentes de seguridad que puedan comprometer datos personales. Cuando un incidente deba ser comunicado conforme a la normativa aplicable, PADICAMA realizará las notificaciones correspondientes a la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales, a las autoridades competentes y/o a los titulares afectados dentro de los plazos legalmente exigibles.

Cuando el incidente afecte datos tratados por cuenta de un cliente institucional, PADICAMA realizará además las comunicaciones y acciones de coordinación que correspondan conforme al encargo, al DPA aplicable y a la normativa vigente.

15. Derechos del titular de los datos

El titular puede ejercer gratuitamente los derechos reconocidos por la normativa peruana, incluyendo, según corresponda:

• Información y acceso: conocer qué datos se tratan, su origen, finalidades, destinatarios y demás condiciones del tratamiento.
• Rectificación: solicitar la corrección o actualización de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
• Cancelación o supresión: solicitar la eliminación cuando haya concluido la finalidad, haya vencido el plazo aplicable o corresponda legalmente.
• Oposición: oponerse al tratamiento en los supuestos permitidos por ley, incluida la publicidad y prospección comercial.
• Revocación del consentimiento: retirarlo en cualquier momento respecto de tratamientos que dependan de éste, sin efectos retroactivos.
• Portabilidad: solicitar la entrega o transferencia de datos cuando resulte aplicable conforme al Reglamento.
• Tratamiento objetivo: no ser objeto de decisiones que produzcan efectos jurídicos, discriminación o una afectación significativa en los supuestos previstos por la normativa.

Las solicitudes pueden enviarse a [email protected], indicando el derecho que desea ejercer e información suficiente para verificar la identidad del solicitante. PADICAMA atenderá las solicitudes dentro de los plazos previstos por la normativa aplicable.

Cuando una solicitud se refiera a datos que PADICAMA trate exclusivamente por cuenta de un cliente institucional, PADICAMA podrá derivarla o coordinar su atención con dicho cliente en su calidad de responsable del tratamiento, según corresponda.

Si el titular considera que su solicitud no ha sido atendida adecuadamente, puede acudir a la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

16. Comunicaciones comerciales

Las comunicaciones sobre planes, promociones, reactivaciones, novedades comerciales u otras acciones de prospección se gestionan conforme a las reglas de consentimiento aplicables. El usuario puede negarse, revocar u oponerse en cualquier momento mediante el mecanismo incluido en la comunicación o escribiendo a [email protected]. La oposición a comunicaciones comerciales no afecta las comunicaciones operativas indispensables para la cuenta o el servicio.

17. Cookies y tecnologías similares

CEJBOT utiliza cookies técnicas, de sesión y mecanismos equivalentes necesarios para autenticación, seguridad, preferencias y funcionamiento de la plataforma, incluidas las cookies asociadas a la autenticación en dos pasos (2FA) y a la identificación de dispositivos de confianza. No se utilizan cookies publicitarias de terceros salvo que se informe previamente y, cuando corresponda, se obtenga el consentimiento exigible.

Con tu consentimiento, utilizamos Google Analytics 4 en las páginas públicas / y /redes para medir visitas y clics hacia el registro y nuestros canales de contacto. No se envían datos de expedientes, formularios, cuentas, correos, teléfonos ni identificadores internos. Puedes aceptar, rechazar o retirar el consentimiento desde la Política de Cookies; al retirarlo, detenemos los nuevos envíos y eliminamos las cookies analíticas accesibles de nuestro dominio. La información ya recibida por Google no se elimina automáticamente. Consulta la política de privacidad de Google.

El detalle de las cookies que utilizamos, su finalidad, duración y cómo gestionarlas se encuentra en nuestra Política de Cookies.

18. Menores de edad

CEJBOT está dirigido principalmente a profesionales, estudiantes y organizaciones que cuenten con capacidad legal para utilizar el servicio. PADICAMA no busca recopilar deliberadamente datos personales de menores de edad sin la autorización o habilitación legal correspondiente. Si se detecta un tratamiento no autorizado, puede solicitarse su revisión y supresión a [email protected].

19. Actualizaciones de esta Política

PADICAMA puede actualizar esta Política para reflejar cambios legales, regulatorios, tecnológicos, de seguridad, en los proveedores o en las funcionalidades de CEJBOT. Los cambios sustanciales serán comunicados de forma razonable a través de la Plataforma, correo electrónico u otro canal disponible.

Cuando una modificación implique una nueva finalidad de tratamiento o un tratamiento que requiera consentimiento conforme a ley, PADICAMA solicitará una nueva aceptación o autorización expresa antes de realizarlo. El simple uso continuado del servicio no sustituirá dicho consentimiento cuando éste sea legalmente exigible.

20. Marco normativo

Esta Política se interpreta de conformidad con la Constitución Política del Perú, la Ley N.° 29733, Ley de Protección de Datos Personales, el Reglamento aprobado por Decreto Supremo N.° 016-2024-JUS, las disposiciones y directivas emitidas por la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales y demás normativa peruana aplicable.

21. Contacto

Para cualquier consulta, solicitud o incidencia relacionada con privacidad o protección de datos personales: